Como administrar un hotel

Como administrar un hotel

La administración de un hotel es una labor compleja, pero fácil si se tiene en cuenta todas las premisas que conlleva, incluso se puede administrar un hotel sin necesidad de estar presente en el establecimiento, siempre y cuando se sepa influenciar al personal de trabajo.

Para administrar un hotel se debe de tener en cuenta las actividades comerciales que este ejerce, es decir las áreas que generan ingresos, y saber qué área es operado y no operada, para esto comúnmente se ejercen las áreas de recepción, cajas de cancelación, servicio de alimentación, mini bar de habitaciones, bar , cafetería, gimnasio, discoteca, spa y demás zonas húmedas.

Luego de reconocer las áreas operadas del establecimiento, es decir las áreas que generan y captan dinero en el hotel, es fácil, es lo que comúnmente llaman ingresos menos egresos y los resultante son ingresos netos, pero hay saber algo de matemática financiera y porcentajes.

Lo primero a lo que se le aplica la operación de ingresos menos egresos es al balance general de costo por habitación del hotel, es decir, se suman todos los gastos del hotel de un mes, luego esa cantidad se divide por el número de habitaciones que tiene el hotel, y el resultado se le saca un 35% como mínimo o más para sumarlo al resultado de la división, la fórmula va así:

 

 

Aquí cuando tenemos la cifra (1) de lo que le cuesta al hotel mantener una habitación al mes, la cifra (1) se multiplica por 0,35, y el resultado lo sumamos con la cifra inicial (1), y va así:

 

Costo de mantener una habitación al mes x(por) 0,35= a 35 % + costo de mantener una habitación al mes.

Se multiplica por un 35% porque es por lo general el margen de ganancia que emplean muchos hoteles, pues el producto de un hotel son las habitaciones y al vender el producto se le gana un 35%, aunque cada hotel es libre de decidir el margen de ganancia por habitación, bien sea un 40%, 60% o si desea un 100%.

Es importante conocer cuánto le cuesta a un hotel cada habitación porque si a un hotel cobra las habitaciones menos de lo que le cuesta tenerla en servicio, pues claramente hay un resultado negativo para os ingresos, aunque este tema es muy complejo y más adelante escribiré un artículo solo para esta forma de establecer las tarifas hoteleras.

Para administrar de una mejor forma un hotel es muy conveniente realizar un porcentaje de ocupación, es decir, cuantas habitaciones vende el hotel cada mes, por lo general en la cuidad de Medellín los hoteles tienen una ocupación entre el 60% y el 70%, aunque eso depende de cada hotel, y es importante hacerlo porque informa si el hotel es rentable o no, y que cosas están fallando para vender más habitaciones.

Si el porcentaje de habitaciones que se venden al mes es menor que la cantidad de gastos y costos al mes, pues el hotel debe de realizar reformas en su administración.

Para calcular el porcentaje se utiliza un regla de tres simple y la formula va así:

Número de habitaciones del hotel= R

Número de habitaciones que se vendieron en el mes= C

Porcentaje  de ocupación en el mes= K

Pronostico. A partir de un porcentaje de ocupación mensual es mucho más fácil realizar un pronóstico de venta, que permita establecer balances y metas enfocadas a la parte comercial del establecimiento, pues es mucho más beneficioso estar adelante que un paso atrás en cuanto a negocios se refiere.

En la parte del servicio de alimentación de los hoteles, un pronóstico de venta resulta clave a la hora de adquirir la materia prima, pues lo que se prevé servir es lo que se pedirá a los proveedores, de ahí que cada hotel tiene sus sistemas y tiempos para la realización de pedidos de materia prima, para lo cual es importante tener en cuenta las fechas de caducidad y tiempos de conservación de los alimentos.

El pronóstico es simplemente un promedio de lo que se pretende vender en habitaciones y alimentación en el mes, basado en los porcentajes de habitación, es decir, un cálculo de cuánto podría vender el hotel para el mes siguiente.

Personal por habitación. Por ultimo teneos el personal por habitación, y realmente tiene mucho que ver el número de personas que trabajan en el hotel, con la administración del establecimiento y que finalmente se ve reflejado en la calidad del servicio, veamos que lo ideal según algunos estándares de calidad es que un hotel cuenta con un empleado por habitación, es decir, si un hotel tiene 50 habitaciones, lo ideal sería que el hotel tuviera 50 trabajadores, pues la calidad y la atención del servicio sería muy claramente buena, pero en términos de costos para el establecimiento no resulta tan eficiente, pues produce un balance negativo.

Para lo cual el hotel promedio dispone de 3 turnos de trabajo, en la mañana, tarde y noche, es una empresa que trabaja las 24 horas del día, y para que el establecimiento rinda eficientemente en el servicio lo mejor es tener el personal necesario para las labores necesarias de operación.